傳統ERP系統存在的問題

　　傳統ERP為制造業(yè)企業(yè)產供銷人財物的管理提供了一整套優(yōu)化企業(yè)資源利用，集物流、信息流、資金流為一體的現代化管理工具。但是它在過程集成和企業(yè)間集成方面存在不足。具體表現在：

　　1.傳統ERP是一個面向功能的事務處理系統。它為業(yè)務人員提供了豐富的業(yè)務處理功能，但是每個業(yè)務處理都不是孤立的，它一定與其他部門、其他人、其他事務有關，這就構成了一個業(yè)務流程。傳統ERP對這個業(yè)務流程缺乏有效的控制和管理。許多流程是由人工離線完成的。ERP產生了許多報表、文件被打印裝訂成冊，按流程規(guī)定交給有關領導審批。這樣，后果之一是，領導置于系統之外，他們不關心系統的運行，使系統的實施效果大打折扣。后果之二是，信息化本該向無紙化方向發(fā)展，但是由于沒有業(yè)務流程的電子化控制，使得現行ERP系統不是省紙化、無紙化，而是多紙化。這不僅增加了系統的運行成本，而且大大降低了辦公效率，降低了業(yè)務流程標準化、規(guī)范化的管理和控制。

　　2.固化的業(yè)務流程非常不利于業(yè)務流程的改變。企業(yè)要不斷地改進自己的管理，實施流程再造，所以ERP系統必須是功能可重構、流程可改變、高度柔性的系統。為此將工作流技術引入ERP系統就成為必然的結果。

　　工作流管理的基本概念

　　工作流的概念起源于生產組織和辦公自動化領域。他是針對日常工作中具有固定程序的活動而提出的一個概念。目的是通過將一個具體的工作分解成多個任務、角色，通過一定的規(guī)則和過程，約束這些任務的執(zhí)行和監(jiān)控，以達到提高企業(yè)生產經營管理水平。在20世紀80年代中期發(fā)展起來的工作流技術為企業(yè)更好地實現經營目標提供了先進的手段。90年代隨著計算機和網絡技術的發(fā)展，該技術得到了快速的發(fā)展，特別是在生產制造業(yè)領域，結合先進的ERP應用系統得到較好的應用。

　　1．工作流的基本概念和定義

　　1993年工作流管理聯盟成立，制定了相關的系列標準，同時給出了工作流的定義：“工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經營過程，它根據一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務能夠在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行�！碑斎�，還有其他的一些定義，但基本上都說明，“工作流是經營過程的一個計算機實現，而工作流管理系統則是這一實現的軟件環(huán)境”。

　　使用工作流來作為經營過程的實現技術，首先要求工作流系統能夠反映經營過程的如下幾個方面的問題：經營過程是什么（活動、任務）？怎么做（條件、規(guī)則）？由誰來做（組織、角色）？做得怎樣（監(jiān)控）？

　　工作流管理系統的定義是：“工作流管理系統是一個軟件系統，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執(zhí)行。”工作流系統不同于ERP系統，但只有在工作流管理系統的支撐下，通過集成具體的業(yè)務應用軟件系統（ERP、CRM、SCM等），才能良好地完成對企業(yè)經營過程運行的支持，在更廣的范圍內，不同的時間跨度上做好企業(yè)的經營管理，提高企業(yè)的整體水平和競爭力。

　　2．工作流管理系統的體系結構

　　為了實現工作流技術的標準化和開放性，對異構的工作流管理系統與其他應用系統之間的集成，工作流管理聯盟提出了工作流管理系統體系結構的參考模型，該模型中規(guī)范了功能組成部件和接口。

 

　　從圖中的體系結構中，我們可以看出，工作流管理系統主要內容分三部分：

　　軟件構件。完成相應功能的實現，包括流程過程定義，流程的發(fā)起、審批、監(jiān)控、結束等。

　　系統控制數據。存儲本系統和其他系統進行邏輯處理、流程控制、規(guī)則、約束條件、狀態(tài)、結果等數據。

　　其他應用與應用數據。供工作流系統調用的外部應用和數據。

　　3．系統的軟件構件

　　通過分析，我們可以看到，工作流管理系統的軟件構件是實現工作流管理的基本構件，負責整個工作流管理的基本功能實現。它包括：工作流模型建立，工作流執(zhí)行服務，客戶應用管理。

　　工作流模型建立：工作流模型描述了能夠由工作流執(zhí)行服務、執(zhí)行的過程所需要的所有信息，它是工作流管理系統的基礎。它可以利用第三方的建模工具，形象化地建立流程模型，并通過接口關系，建立系統所需要的控制數據；也可以通過系統本身的流程定義，直接生成控制數據。在流程定義中，要包括流程、活動、轉換條件、相關數據、角色、需要的應用等實體。

　　工作流執(zhí)行服務：工作流執(zhí)行服務是工作流管理系統的核心。它是企業(yè)經營過程的任務調度器。在過程建立完畢后，將由工作流執(zhí)行服務進行全面管理、監(jiān)控和調度具體的實例執(zhí)行。包括：過程的實例化和執(zhí)行、為過程和活動進行調度、與外部資源交互、處理相關數據。

　　客戶應用管理：是客戶操作具體任務和活動的管理模塊，負責工作流任務表中任務的分發(fā)管理�？梢詫⒁粋�工作流管理系統中的任務管理器提供給客戶；同時，也可以針對多個工作流產品或者是多個應用系統產品，編寫通用的任務管理器，進行系統的集成。

　　4．系統的數據分類

　　工作流管理系統中存儲的數據可以分成：工作流控制數據，它是工作流執(zhí)行服務對其進行控制，用于處理過程或活動實例；相關數據，控制過程實例狀態(tài)轉換的條件，并決定相關的邏輯走向，可以被應用所修改；應用數據，是指由應用程序操作的數據，反映的是具體業(yè)務的實際內容信息，它是在整個流程中進行流動。實際上，前兩個數據是工作流管理系統中本身需要的數據，第三類數據是其他系統中的業(yè)務數據。比如，ERP系統結構化的數據。

　　5．其他應用的調用

　　工作流管理系統在設計和實施中，都必須提供足夠的柔性，來滿足不同應用的需要。在與不同的應用系統進行交互時，要提供足夠的靈活性。可以建立應用接口規(guī)范和提供標準的API函數在不同的系統間進行交互；可以建立靈活的調用通道，直接調用ERP系統中的應用進行事務處理，這種調用可以在分布和異構的系統間進行。

　　工作流技術的發(fā)展與應用現狀

　　工作流技術的發(fā)展，經過十幾年的努力，取得一定的結果。但在實際應用中，應用的企業(yè)還是較少，應用的范圍窄，效果不理想。這里與產品的全面性、集成性有關，也與企業(yè)應用的狀況有關，具體有以下幾點：

　　1．工作流底層環(huán)境的建立

　　工作流管理系統必須建立在底層通信的基礎上，才能實現分布計算，這要額外付出經費和精力進行構筑，這是企業(yè)所不希望的，從而限制了在企業(yè)中的廣泛應用。

　　2．標準化程度差

　　不同的廠商所提供的工作流產品具有獨立的一套工作流模型、工作流定義語言、API函數。但難于在不同系統之間進行交互，集成的效果不理想，不能方便地在不同系統間進行應用對象的重復利用和數據的方便交流。

　　3．系統的集成性不理想

　　工作流管理系統沒有達到真正的集成，還是在自己獨立地運行，處理一些行政上簡單的流程業(yè)務，不能很好將OA、ERP、CRM、SCM等具體事務處理系統緊密地聯系在一起，達到數據錄入一次即可有效的目的。

　　4．實現的復雜性

　　實施一個完整的工作流管理系統，是一個復雜的過程，要了解其他應用系統的業(yè)務，進行流程處理分析、業(yè)務流程改造、管理規(guī)程和操作規(guī)范建立等，并且還必須有不同軟件供應商的全力配合。

　　5．系統的安全性

　　系統中對于并發(fā)訪問和異常錯誤缺乏正確和可靠的支持。一旦系統出現非正常退出，如何恢復數據并保證數據的一致性還需要解決。

　　6．企業(yè)管理者的觀念改變

　　一個系統實施的好與壞，與企業(yè)的管理者有密切的關系。任何一個應用系統實施成功標記就是：成功=使用。

　　目前工作流技術的研究日益受到重視，大家研究的主要問題包括三個方面：工作流的理論基礎，包括體系、模型、語言、接口等；工作流實現技術，包括性能、可靠性方面的研究；工作流技術的應用，包括實施方法、應用集成等。

　　工作流與ERP系統的應用

　　工作流在ERP系統的發(fā)展中，是一個相當重要的里程碑，對企業(yè)IT的應用帶來的變化是極其強烈的。以工作流為基礎可配置可重構的ERP系統，可以將工作流和ERP的事務處理結合在一起進行考慮，將具有更好的集成性，具有更長的生命周期。國家863計劃提出的新一代ERP系統的標準中，明確要求以工作流引擎為基礎，加強流程控制與事務處理系統的集成。通過我們的實際研發(fā)，總結出工作流與ERP系統在實際應用中的關系：

　　1．以工作流實現ERP和OA集成

　　企業(yè)過程管理非常重要，經常有些業(yè)務是貫穿ERP和OA兩個系統的。例如采購流程包括：采購申請、申批、定單、驗收單、入庫單等，他涉及到組織、角色、任務和過程的定義和管理。工作流管理系統恰如其分地將辦公審批、流轉、發(fā)布等流程控制與ERP系統結合在一起，讓企業(yè)過程管理隨時得到監(jiān)控。

　　2．工作流和BPR

　　工作流與BPR的概念，已經被幾乎所有的研究者聯系在一起研究和應用。一個基于工作流、可配置、可重構的ERP系統對于BPR十分重要。

　　工作流是支持企業(yè)業(yè)務過程重組和ERP系統動態(tài)重構的關鍵技術，工作流技術可以支持應用程序按用戶定義的流程或路線進行運行�；�于工作流的ERP系統，可以通過流程的再定義，靈活地將應用系統的功能連接在一起，快速完成企業(yè)BPR和ERP系統的搭建。

　　綜上所述，工作流管理技術是解決業(yè)務過程集成的重要手段，它與ERP或其他管理信息系統的集成，將實現業(yè)務流程的管理、控制和過程的自動化，使企業(yè)領導與業(yè)務系統真正集成，實現企業(yè)業(yè)務流程的重構。所以工作流管理技術受到人們的高度重視并得到快速的發(fā)展。